Blog | Timemanagementová technika Final Version

Timemanagementová technika Final Version

Mark Forster, autor timemanagementových technik Autofocus a Superfocus, o kterých jsem tu už psal, vytvořil další timemanagementovou techniku. Dá se dobře použít jak s xxxFocusem, tak i s obyčejným papírem plným úkolů, jako bude mít většina čtenářů. Protože vím, že Superfocus ohromně zvyšuje produktivitu, dal jsem šanci i Final Version.

Co to je?

Sepište si pod sebe úkoly, které ten den chcete dělat (nebo si v GTD vezměte papír s daným kontextem). Udělejte tečku u prvního úkolu v řadě. Pak jděte seznamem níž dokud nenarazíte na úkol, který musíte/chcete udělat dřív než 1. Udělejte u něj tečku. Pak jděte níž dokud nenarazíte na další úkol, který chcete dělat před 2. A tak dále a tak dále až dojdete na konec listu. Tečky, které se vám objevily, jsou takzvaný řetěz (chain). Musíte pracovat na všech položkách řetězu a to odspodu. Tedy od úkolů, které musíte nebo chete dělat nejdřív. Směrem k prvnímu úkolu v řadě. Jakmile člověk splní řetěz, začne s prvním neodpracovaným úkolem v řadě tím, že u něj udělá tečku a znovu hledá úkoly, které chce nebo musí udělat dřív.

Když se objeví urgentní úkol, zapište ho na konec seznamu a udělejte u něj tečku. Takže je jasné, že hned další věc, kterou se budete zabývat.

Úkol nemusíte dokončit. Hlavní je začít na úkolu pracovat, třeba i jen na pár minut. Pokud úkol nedokončíte, ale dnes musí být hotov, znovu ho napište dolů do seznamu a nechte systém, aby ho znovu označil tečkou.

Vypůjčím si příklad z webu Marka Forstera:

1. řetěz

Email
In-Tray
Voicemail
Project X Report
Tidy Desk
Call Dissatisfied Customer
Make Dental Appointment
File Invoices
Discuss Project Y with Bob
Back Up

Označíme úkoly od těch, které chce člověk dělat nejdřív

· Email
In-Tray
· Voicemail
Project X Report
· Tidy Desk
Call Dissatisfied Customer
Make Dental Appointment
File Invoices
Discuss Project Y with Bob
Back Up

Máme tyto úkoly (seřazené odspoda nahoru, v pořadí, jak na nich budem pracovat):

Tidy Desk
Voicemail
Email

2. řetěz

Zbyly tyto úkoly:

In-Tray
Project X Report
Call Dissatisfied Customer
Make Dental Appointment
File Invoices
Discuss Project Y with Bob
Back Up

Opět uděláme tečky podle osobních preferencí:

· In-Tray
Project X Report
Call Dissatisfied Customer
Make Dental Appointment
File Invoices
Discuss Project Y with Bob
· Back Up

Jaké jsou další úkoly? Jestli jste pozorně četli, tak už víte, že:

Back Up
In-Tray

3. řetěz

A znovu náš list vypadá takto:

Project X Report
Call Dissatisfied Customer
Make Dental Appointment
File Invoices
Discuss Project Y with Bob

Označíme tečkou úkoly:

· Project X Report
Call Dissatisfied Customer
· Make Dental Appointment
· File Invoices
Discuss Project Y with Bob

Bez tečky nám zbydou dva úkoly. Ze systému je jasné, že Discuss Project Y with Bob se bude dělat před Call Dissatistfied Customer. To bude náš 4. řetěz.

A naše konečné pořadí je:

Tidy Desk
Voicemail
Email
Back Up
In-Tray
File Invoices,
Make Dental Appointment
Project X Report
Discuss Project Y with Bob
Call Dissatisfied Customer

Proč to funguje?

  • systém je extrémně jednoduchý
  • vytváří na vás tlak, vede vás k tomu, že „opravdu chci dokončit řetěz“ (vyzkoušeno na lidech :))
  • umožňuje vkládat i úkoly, které chcete dělat, jedná se o řízenou prokrastinaci, kdy sice neděláte to nejdůležitější, ale děláte to, co je ten den velmi důležité a stejně se musí udělat a potřeba dokončit řetěz vás vždy postupně dostane i k těm nejdůležitějším ú­kolům
  • odstraňuje prokrastinaci na zcela nesouvisejících činnostech tím, že se mozek nechá vždy na začátku řetězu utéct k věcem, které se vám chtějí dělat
  • zvládá i urgentní úlohy
  • je vhodé i pro úlohy, které se opakují denně (u mě touto dobou skoro 50 procent pracovního dne)
  • vede k dokončení úloh, které se vám opravdu nechcou dělat tím, že na úloze můžete pracovat i jen chvilku (pár minut) a je velká šance, že vás to strhne a vy se pustíte do práce na déle a práci třeba dokončíte
  • údržba systému nebere skoro žádný čas
  • stačí jen pero a tužka (nebo libovolný elektronický nástroj, u kterého si můžete poznačit úkoly s tečkou)

Varianta 2

Ještě existuje tvrdší varianta. Tu odvčerejška praktikuju já. Je v ní jeden rozdíl.

V základní variantě děláte tečky u úkolů, které chcete dělat dřív a začínáte od nich. Motivací pro dokončení i těžších úkolů je snaha dokončit řetěz.

Ve variantě 2 si člověk snaží vzít vždy ten úkol, který je těžší, člověk ho má tendenci víc odkládat apod. A začít taky odspoda – tedy od toho nejtěžšího a nejodpornějšího úkolu v seznamu. K druhému nejodpornější­mu atd.

Motivací varianty 2 je to, že každý další úkol bude lehčí. Je to jako jet na kole z kopce. Jde to pořád snáze a to nás vede k tomu, že se při práci skoro nezastavíme.

Závěrem

Tato technika je pro mě úplně nová a budu potřebovat nějakou dobu na její vyzkoušení. Víme ale, že systémy od M.Forstera mi fungují dobře. Takže jestli si mám něco přát do dalšího roku, tak to bude víc užitečných věcí, které stihnu udělat a víc hodnot, kterou dokážu lidem předat.

Life Hacking

Předejte zkušenosti i dalším a sdílejte tento článek!



Jiří Knesl
Business & IT konzultant

Jiří Knesl poprvé začal programovat v roce 1993. Od té doby, díky skvělým učitelům a později zákazníkům, měl možnost neustále růst v oboru vývoje webových aplikací a informačních systémů. v roce 2002 se přidal zájem o ekonomii a v roce 2006 o organizaci práce. Vším tím se konstantně profesně zabývá jak ve svém podnikání, tak i u zákazníků. Za posledních 5 let vydal na tato témata přes 400 článků.

Prohlédněte si moje reference

Mám zkušenosti z rozsáhlých projektů pro korporace, velké podniky, střední i malé firmy, ale i pro startupy v cloudu. Zvyšoval jsem jejich know-how, pomáhal nastavovat jejich organizační strukturu, byl lektorem a mentorem v náročných situacích. Podívejte se, jak vidí můj přínos samotní klienti.

Sledujte mé postřehy na sociálních sítích